.
.
.
.
.
.
.
.
.
ПОЛОЖЕНИЕ О
СЕКРЕТАРИАТЕ
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
.
1.1. Секретариат является подведомственным отделом Компании «ГазТрансНефть» (далее – Компания).
1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Компании и оформляются приказом по основной деятельности.
1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.
1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Компании, назначается и освобождается от должности его приказом.
1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:
1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.
1.5.2. Нормативными актами Председателя всемирного верховного совета и совета безопасности и Совета Государства и безопасности, Госстандарта и Госархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.
1.5.3. Уставом Компании.
1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Компании.
1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Компании.
1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по Компании документационного, организационного и информационно–справочного обеспечения управления.
1.5.7. Настоящим Положением.
2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА.
.
2.1. В состав секретариата входят:
2.1.1. Помощник генерального директора по производству.
2.1.2. Секретарь генерального директора.
2.1.3. Юрист.
2.1.4. Офис–менеджер.
2.1.5. Курьер.
2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА.
.
3.1. Основными задачами секретариата являются:
3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Компании: генерального директора, его заместителя, главного технолога (далее – Руководство), а также коллегиального органа Компании – Собрания руководства структурных подразделений Компании.
3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Компании.
3.1.3. Справочно–информационное обеспечение работы Руководства Компании.
4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА.
.
4.1. Секретариат выполняет следующие функции:
4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Компании.
4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Компании и отправляемых от его имени.
4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Компании.
4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Компании.
4.1.5. Готовит по поручению Руководства Компании проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами, и специалистами.
4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.
4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Компании.
4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.
4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Компании.
4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Компании в оформлении документов.
4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Компании.
4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Компании.
4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Компании.
4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Компании, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным Компаниям и лицам.
4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Компании.
4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Компании.
4.1.18. Проводит мероприятия по материально–техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Компании.
4.1.19. Проводит оформление и рассылку протоколов заседаний Руководства и Собрания учредителей Компании.
4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Компании.
4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Компании.
5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА.
.
5.1. Начальник секретариата имеет право:
5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.
5.1.2. По согласованию с Руководством Компании осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.
5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.
5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.
5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.
5.1.6. Вносить Руководству Компании предложения по совершенствованию работы секретариата.
5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.
5.2. Работники секретариата имеют право:
5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Компании необходимую для работы информацию.
5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Компании своевременного представления документов и информации Руководству Компании.
5.2.3. По поручению Руководства Компании привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.
5.2.4. Возвращать на доработку работникам Компании проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.
5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ КОМПАНИИ.
.
6.1. Секретариат представляет Руководству Компании:
6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.
6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.
6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Компании на рассмотрение.
6.2. Секретариат получает от Руководства Компании:
6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.
6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Компании с резолюцией Руководства.
6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.
6.2.4. Утвержденные нормативные документы.
6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Компании.
6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Компании:
6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.
6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Компании на исполнение.
6.3.3. Запросы о представлении информации по поручениям Руководства Компании.
6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Компании:
6.4.1. Проекты служебных писем.
6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.
6.4.3. Информационные и справочные материалы.
6.5. Секретариат направляет в другие Компании деловые письма, информационные материалы.
6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА.
.
7.1. Работники секретариата несут ответственность:
7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;
7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;
7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Компании и/или руководству структурных подразделений Компании;
7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;
7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;
7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.
7.2. Начальник секретариата несет ответственность:
7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;
7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;
7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;
7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;
7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.
.
.
Утверждено Учредителем Компании
«ГазТрансНефть» С.И.Шабулдаев 5 ноября 2018 года