ПОЛОЖЕНИЕ О
СЕКРЕТАРИАТЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Секретариат является подведомственным отделом Компании «ГазТрансНефть» (далее – Компания).
1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Компании и оформляются приказом по основной деятельности.
1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.
1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Компании, назначается и освобождается от должности его приказом.
1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:
1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.
1.5.2. Нормативными актами Председателя всемирного верховного совета и совета безопасности и Совета Государства и безопасности, Госстандарта и Госархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.
1.5.3. Уставом Компании.
1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Компании.
1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Компании.
1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по Компании документационного, организационного и информационно–справочного обеспечения управления.
1.5.7. Настоящим Положением.
2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА.
2.1. В состав секретариата входят:
2.1.1. Помощник генерального директора по производству.
2.1.2. Секретарь генерального директора.
2.1.3. Юрист.
2.1.4. Офис–менеджер.
2.1.5. Курьер.
2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА.
3.1. Основными задачами секретариата являются:
3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Компании: генерального директора, его заместителя, главного технолога (далее – Руководство), а также коллегиального органа Компании – Собрания руководства структурных подразделений Компании.
3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Компании.
3.1.3. Справочно–информационное обеспечение работы Руководства Компании.
4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА.
4.1. Секретариат выполняет следующие функции:
4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Компании.
4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Компании и отправляемых от его имени.
4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Компании.
4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Компании.
4.1.5. Готовит по поручению Руководства Компании проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами, и специалистами.
4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.
4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Компании.
4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.
4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Компании.
4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Компании в оформлении документов.
4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Компании.
4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Компании.
4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Компании.
4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Компании, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным Компаниям и лицам.
4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Компании.
4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Компании.
4.1.18. Проводит мероприятия по материально–техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Компании.
4.1.19. Проводит оформление и рассылку протоколов заседаний Руководства и Собрания учредителей Компании.
4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Компании.
4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Компании.
5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА.
5.1. Начальник секретариата имеет право:
5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.
5.1.2. По согласованию с Руководством Компании осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.
5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.
5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.
5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.
5.1.6. Вносить Руководству Компании предложения по совершенствованию работы секретариата.
5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.
5.2. Работники секретариата имеют право:
5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Компании необходимую для работы информацию.
5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Компании своевременного представления документов и информации Руководству Компании.
5.2.3. По поручению Руководства Компании привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.
5.2.4. Возвращать на доработку работникам Компании проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.
5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ КОМПАНИИ.
6.1. Секретариат представляет Руководству Компании:
6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.
6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.
6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Компании на рассмотрение.
6.2. Секретариат получает от Руководства Компании:
6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.
6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Компании с резолюцией Руководства.
6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.
6.2.4. Утвержденные нормативные документы.
6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Компании.
6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Компании:
6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.
6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Компании на исполнение.
6.3.3. Запросы о представлении информации по поручениям Руководства Компании.
6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Компании:
6.4.1. Проекты служебных писем.
6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.
6.4.3. Информационные и справочные материалы.
6.5. Секретариат направляет в другие Компании деловые письма, информационные материалы.
6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА.
7.1. Работники секретариата несут ответственность:
7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;
7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;
7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Компании и/или руководству структурных подразделений Компании;
7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;
7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;
7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.
7.2. Начальник секретариата несет ответственность:
7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;
7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;
7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;
7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;
7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.
Утверждено Учредителем Компании
«ГазТрансНефть» С.И.Шабулдаев 5 ноября 2018 года
